6 dicas para elaborar e apresentar um relatório executivo para diretores
Última atualização: 14 de outubro de 2023
Produzir e apresentar um relatório executivo para diretores e C-Levels (CEO, CIO, CTO, etc.) é uma tarefa desafiadora, que exige ótimo grau de informação por parte do orador e uma série de cuidados sobre a elaboração do documento.
As dificuldades são ainda maiores quando o responsável pela produção do relatório executivo para diretores tem uma pegada muito técnica, carente do senso de liderança e habilidades de comunicação. Sem tais recursos, a tendência é entregar um relatório complexo e de baixa qualidade.
Por outro lado, é preciso estar ciente de que se está apresentando informações a um grupo de pessoas importantes, cujo tempo é extremamente valioso, e que elas aguardam por soluções.
Sendo assim, o que apresentar aos envolvidos? Como apresentar fatos relevantes aos diretores? Se ficou curioso, leia até o final do texto para conhecer 6 ótimas dicas para elaborar e apresentar um relatório executivo para diretores.
1. Seja objetivo ao apresentar as informações
Um bom relatório executivo para diretores requer objetividade do documento, ou seja, a elaboração de um texto claro e conciso que, embora seja composto por menos parágrafos em comparação a relatórios de dez páginas, possa reunir a informação eficientemente.
Outro fator que merece atenção é o ritmo da apresentação. O tempo dedicado pelos diretores para assistir à apresentação é altamente valioso e, em hipótese alguma, deve ser desperdiçado.
Ao fazer uma abordagem direta e simples, você evitará margens para diferentes interpretações e excesso de subjetividade nos textos, pois isso pode acarretar discussões desnecessárias. Tenha sempre em mente que diretores, geralmente, têm pouca disponibilidade para ler algo extenso.
2. Utilize gráficos para transmitir a mensagem
Um relatório executivo não é formado apenas por textos e indicadores. É importante que os elementos sejam dispostos em gráficos na elaboração do relatório para diretores como um todo, e não somente na apresentação de dados.
Nos casos de gráficos que exibem estatísticas, como históricos e índices de desempenho, faz toda a diferença aplicar um esquema de cores com a finalidade de tornar o conteúdo mais intuitivo.
Por exemplo, usar a cor verde para indicar estabilidade; amarelo para fatores que requerem atenção; vermelho para indicar problemas; e preto para fatos altamente críticos.
Já os aspectos visuais, presentes em todas as páginas do relatório, devem ser pensados como elementos que destacam a relevância do conteúdo. O documento será melhor apresentado, mesmo que isso signifique adicionar mais páginas ao arquivo.
Supondo que as informações coletadas sejam relevantes, imaginemos como seria se elas fossem colocadas sem o mínimo de organização, em páginas vazias em termos de design? Seria um relatório simples, porém cansativo e difícil de ler.
Por outro lado, um relatório executivo em que os parágrafos ocupam posições bem selecionadas, podem apresentar mais ênfase às informações e, ao mesmo tempo, acrescentar fluidez ao texto, tornando a leitura mais agradável.
3. Busque pelo equilíbrio no uso de dados
Sabemos que um relatório executivo para diretores deve ser informativo, portanto, a utilidade do documento passa diretamente pela qualidade dos dados utilizados. Quando bem-apresentados, as informações geradas a partir destes dados despertam a atenção dos espectadores.
Entretanto, o uso excessivo de dados é algo que compromete tanto a qualidade do relatório, quanto a sua própria apresentação. Primeiro porque dá margem a informações irrelevantes, ou inconsistentes e, segundo, porque os dados precisam ser explicados, podendo prejudicar o andamento do processo.
É imprescindível que os dados sejam validados e, sobretudo, tenham algo importante a dizer. Do contrário, sendo eles dispensáveis, é melhor anexá-los ao apêndice — para que sejam analisados pelos diretores posteriormente.
4. Esteja preparado para esclarecer as dúvidas
Durante a apresentação de um relatório para diretores, naturalmente ocorrem perguntas. Por vários motivos, os executivos querem saber do que realmente interessa. É importante, então, não se prender por muito tempo num determinado assunto — falaremos sobre isso mais adiante.
Mas como se preparar para esses momentos? Sair da zona de conforto é essencial, isto é, ir além dos temas que já domina. Uma boa dica é buscar inserir-se cada vez mais no negócio, de modo a desenvolver o conhecimento necessário para responder a perguntas que se espera dos C-levels.
Lembrando que o ideal é adquirir habilidades ligadas à liderança, assim você unirá o seu sólido conhecimento técnico a atributos de comunicação que irão capacitá-lo para fazer apresentações de alto nível.
5. Apresente o ROE do negócio no relatório para a diretoria
A rentabilidade está sempre no topo dos interesses de quem participa dessas reuniões, principalmente quando investidores e acionistas estão presentes. Para isso, é válido apresentar o Return on Equity — ROE (ou Retorno sobre o Patrimônio).
O ROE é um indicador que consiste no cálculo do lucro líquido que a empresa obteve utilizando recursos próprios, dividido pelo Patrimônio Líquido (total de ativos). Supondo que um investidor tenha aplicado R$10.000 e alcançou um lucro líquido de R$5.000, significa que a rentabilidade foi de 50%.
6. Discurse de maneira estratégica
Lembra-se quando falamos sobre não gastar muito tempo com apenas um assunto? Pois então, este é um exemplo de como devemos nos comportar estrategicamente durante uma apresentação. A questão é: por quê?
Simplesmente, não há apresentação que desconsidere o fator tempo. Haverá sempre uma programação a ser seguida, sobretudo em reuniões, visto que ela desloca a diretoria de suas ocupações, ou seja, os convocados precisam voltar o quanto antes.
O nosso conselho sobre ser direto e sucinto nos argumentos é a chave para concluir a apresentação em tempo hábil e, também, prender a atenção dos diretores. Por exemplo, iniciar a apresentação abordando pontos importantes para a tomada de decisões é uma boa tática.
Ter um propósito mais ambicioso do que meramente apresentar as informações, desde que tenha conhecimento para tal, pode ajudá-lo a transparecer maior profissionalismo e, consequentemente, agradar a diretoria. Como fazer isso? É simples: proponha algumas possíveis soluções em vez de apenas mencionar os problemas.
Ao seguir as dicas para elaborar e apresentar relatório para diretores, temos certeza de que todos os envolvidos serão beneficiados pela qualidade do documento e a maneira como ele será entendido na reunião.
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