O gerenciamento de projetos é uma ação primordial em empresas de tecnologia da informação. Dessa importante etapa depende o sucesso de um novo software ou de um sistema construído para uma organização. O gerenciamento de projetos garante que os objetivos do que foi proposto serão alcançados no tempo estimado e nas condições acordadas.
Antes de entender a importância do gerenciamento de projetos é necessário entender o que é de fato um projeto. De acordo com o conceito apresentado no Guia PMBOK, pode-se definir um projeto qualquer “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Continue a leitura e entenda a importância e como funciona o gerenciamento de projetos!
Invista tempo para planejar
Nenhum projeto se inicia antes que seja investido muito tempo na etapa de planejamento. O planejamento garante que todas as variáveis sejam pensadas antes que o projeto comece a ser de fato executado. Planejar é importante para que as condições de execução sejam estimadas, de forma que as ações possam ser realizadas com uma orientação segura.
Muitas empresas de sistemas, na ânsia de começarem logo a executar o projeto, dedicam pouco tempo à etapa de planejamento. Isso prejudica o projeto, pois se perde a chance de fazer uma pesquisa mais detalhada sobre o que se pretende realizar. O desenho do sistema e de suas funções pode ficar pouco específico e um tempo mínimo é dedicado ao teste de outros sistemas similares. Para evitar imprecisões no futuro, aprenda a dedicar um bom tempo na etapa de planejamento.
Defina bem o escopo
O escopo do projeto é o que vai definir tudo o que será realizado, portanto, elabore um escopo bem claro e objetivo. Se você vai fazer o gerenciamento de projeto da construção de um novo software, é no escopo que devem estar definidos as funções desse software, as especificações técnicas necessárias, o prazo previsto e outros detalhes primordiais.
Uma máxima rege a gestão de projetos: só será executado aquilo que está previsto no escopo do projeto, nada além disso. Por isso a definição do escopo é uma etapa tão importante e deve ser feita com base na escuta do cliente e em suas necessidades. É muito importante que o escopo não tenha subjetividades e que seja registrado em documento e aprovado pelo cliente antes da execução propriamente dita.
Alinhe expectativas
Esse é um tópico importante e que deve ser visto de forma detalhada com o seu cliente. Muitas vezes o cliente deseja um software e cria expectativas muito maiores do que o produto em si pode dar conta. Por exemplo, se o que se deseja é um software de vendas que reduza o tempo de faturamento das transações comerciais de uma empresa, é interessante mostrar como o software contribuirá para isso tecnicamente.
Cabe destacar que a existência do software por si só não vai aumentar o volume de vendas, pois isso depende de outras variáveis externas. O software vai facilitar a partir do momento que a venda estiver concretizada, agilizando os trâmites necessários ao faturamento. Isso deve ser muito bem esclarecido para que o cliente entenda a função do que está sendo construído.
Tenha um software de gerenciamento de projetos
Um bom software de gerenciamento de projetos pode facilitar muito na hora de fazer esse acompanhamento. O Microsoft Project é conhecido por muitos gestores e é bem fácil de usar. Especialistas em gestão de projetos consideram que ele seja mais um gerenciador de cronograma do que de projetos de fato, mas ele facilita muito as transações.
Os softwares ajudam no acompanhamento geral do projeto, na divisão de tarefas, na visualização do que já foi ou não cumprido. Também podem gerar relatórios e gráficos de produtividade que servem para direcionar o ritmo de trabalho da equipe. A criação de alertas pode apoiar e lembrar os membros sobre atividades e prazos relevantes no andamento do projeto.
Comunique-se
O gerenciamento de projetos envolve muitas atividades, mas, para que tudo realmente funcione, é necessário ter uma comunicação eficaz com a equipe. O gestor do projeto é quem deve direcionar e dar orientações. Devem ser eleitos canais de comunicação que façam diferença no andamento do projeto e na resolução de questões.
Se você faz parte de um projeto da área de TI, lembre-se de que se uma orientação for mal dada ou faltar algum detalhe na hora de executar alguma etapa, todo o trabalho pode ser comprometido. Crie e use os canais que foram determinados para troca de informações sobre o projeto e esclareça quaisquer dúvidas que surgirem no processo. Lembre-se de que, em gerenciamento de projeto, não existe supor que algo será de tal maneira. É importante ter evidencias e estar amparado em dados.
Gerencie riscos
Existe uma máxima que ronda a área de gestão de projetos: a que todo projeto nasce para dar errado. Isso é embasado por estatísticas, afinal, de acordo com dados do Standish Group, cerca de US$145 bi são gastos por ano no mundo em projetos cancelados ou mal sucedidos.
Entretanto, isso só não vai acontecer se todas as variáveis forem acompanhadas de perto. Uma dessas variáveis é o gerenciamento de riscos, que precisa ser feito em qualquer projeto, mas ganha uma importância ainda maior em área de tecnologia.
Todo projeto envolve muitos riscos: de não cumprir os prazos, de estourar o orçamento, de não conseguir mão de obra qualificada, de não funcionar conforme pensado, de a tecnologia escolhida não ser adequada. A forma de lidar com esses riscos é fazer um mapeamento criterioso deles e definir planos de contingências de acordo com cada cenário. Dependendo do nível de gravidade do risco e da probabilidade de sua ocorrência, também pode ser necessário criar medidas corretivas ou preventivas para suas ações.
Como se pode perceber, o gerenciamento de projetos pode garantir o sucesso ou o fracasso do seu trabalho. Nenhum gestor da área de tecnologia se aventura a criar um novo software ou alguma aplicação tecnológica sem fazer um gerenciamento de projeto rigoroso. O mais importante é conseguir identificar gargalos no decorrer do processo e ser capaz de saná-los de forma satisfatória.
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