No ambiente corporativo atual, a tecnologia já assume um papel muito maior do que o de uma simples ferramenta de trabalho. Com a transformação digital e a invasão de soluções cada vez mais inteligentes — como machine learning e big data —, ela se tornou peça principal para o sucesso de um negócio.
Entretanto, são tantos os softwares, plataformas e canais utilizados que a dinâmica de funcionamento da empresa pode se tornar complicada. Por isso, a integração de sistemas se mostra cada dia mais importante.
Para esclarecer o assunto, mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre essa prática, além de revelar alguns benefícios para o seu negócio. Confira!
Afinal, o que é a integração de sistemas?
Nas últimas décadas, incontáveis novos sistemas surgiram para atender à demanda dos setores empresariais. Surgiu até mesmo um mercado próprio de desenvolvimento de softwares para acompanhar esse crescimento acelerado. É possível afirmar que houve uma verdadeira revolução, nesse sentido.
Entretanto, as empresas costumam usar diversos sistemas, muitos deles desenvolvidos por diferentes fornecedores. Isso gera uma incompatibilidade na hora de transmitir as informações entre eles. Afinal, eles não foram feitos visando um padrão universal de comunicação.
São funcionalidades, linguagens de programação e até plataformas (sistemas operacionais) diferentes. Tudo isso acabou se tornando um obstáculo para a otimização do trabalho dos profissionais, principalmente dos gestores e administradores de empresas. Afinal, é deles a responsabilidade por coordenar os departamentos e as informações geradas por eles.
Efeitos colaterais
Alguns problemas complementares surgiram conforme essa falha se manteve incontornável. Para encontrar certas informações, por exemplo, a dificuldade era enorme. Afinal, seria preciso acessar diversos sistemas diferentes, um de cada vez, procurando pelos dados que se desejasse encontrar.
Por mais que diversos especialistas buscassem práticas para facilitar a comunicação entre as diferentes interfaces, a questão sempre esbarrava no limite tecnológico, como a capacidade de processamento.
Há algum tempo, essa barreira foi rompida e a integração passou a ser foco do trabalho de muitos estudiosos. Seja por meio da padronização de linguagens de programação para certos fins ou, principalmente, o desenvolvimento de sistemas que unificam as informações de todos os outros em um único lugar, já é possível aplicar esse conceito de integração de sistemas na realidade das empresas.
Por que integrar os sistemas da empresa?
Ao longo da história, sempre que uma empresa busca crescer e ser mais produtiva, um dos primeiros caminhos a serem tomados é o da automatização de processos. Pensar de maneira sistêmica é entender de que forma uma atividade influencia na outra, assim como os departamentos fazem entre si.
Os sistemas de uma empresa possuem informações relevantes não só para as equipes específicas que os utilizam. Entretanto, pode ser bastante burocrático para outros funcionários terem acesso a esses dados. É bastante comum, inclusive, que o excesso de plataformas acabe gerando problemas de segurança para as informações da empresa.
O primeiro ponto a ser considerado em relação à integração de sistemas é a facilidade para acessar as informações. Empresas que não se adaptam a certas tendências se tornam burocráticas e perdem em competitividade no mercado em que atuam.
Entretanto, a questão da segurança é fundamental para entender de que forma a integração de sistemas causa uma verdadeira revolução nas empresas. Com todas as informações unificadas em uma única plataforma, é mais fácil investir em soluções de segurança para toda a empresa.
Com o controle de acesso a esse ambiente digital e um software de criptografia, por exemplo, os dados da empresa são resguardados com mais eficiência. Caso eles sejam acessados em um dispositivo não autorizado, não será possível acessá-los, já que é preciso ter o software para decodificar os dados embaralhados — o que inclui uma licença individual.
Para tratar de alguns outros pontos de forma mais completa, falaremos a seguir dos principais impactos para os processos de gestão.
Quais são os benefícios da integração para a gestão da empresa?
As vantagens da integração de sistemas vão muito além da facilidade de acesso e o aumento da segurança da informação. Destacaremos aqui algumas vantagens para que você possa avaliar de que forma essa prática pode influenciar sua empresa de forma bastante positiva.
1. Monitoramento de acesso
Uma das maiores complicações geradas pelo excesso de sistemas em uso é o controle de acesso a cada um deles. A utilização de diferentes plataformas dificulta a tarefa da gestão de monitoramento de acesso, colocando em risco a segurança dos dados da empresa.
A integração de sistemas faz com que o controle de acesso se torne uma ferramenta realmente eficiente, possibilitando que a empresa resguarde seus dados e evite vazamentos de informações.
2. Redução de tempo e custo
Não dá para pensar em qualquer modificação na dinâmica interna de uma empresa sem considerar o impacto financeiro que isso pode gerar. No caso da integração de sistemas, o saldo é bastante positivo.
Além de agilizar o acesso às informações e desburocratizar diversos processos, o custo final com os recursos de TI passa a ser menor. A própria produtividade dos colaboradores tende a crescer com mais facilidade de acesso.
3. Diminuição de erros nos processos
Um outro ponto importante é a diminuição nos erros durante processos. A complexidade de sistemas não integrados pode causar confusão no desempenho de certas funções, como o cadastro de certas informações.
Esse tipo de erro pode impactar outros setores, gerando gargalos desnecessários. Manter as atividades unificadas facilita o trabalho dos colaboradores e resume os processos a um único ambiente digital.
4. Prevenção de conflitos entre departamentos e sistemas
A gestão não ganha apenas em velocidade, mas também descomplicando determinadas relações. Muitas vezes, informações sobre projetos podem ser relevantes para mais de um departamento, mas a falta de integração dos sistemas gera uma dificuldade de acesso.
Mesmo que haja uma boa comunicação entre gestores e coordenadores, a empresa só tem a ganhar com um sistema unificado, no qual todos possam acessar as informações.
O controle de acesso, agora mais eficiente, ajuda no trabalho de designar quais tipos de dados estão disponíveis para cada funcionário. O resultado é um sistema muito mais dinâmico, eficiente e livre de burocracia desnecessária.
Como você pode ver, a integração de sistemas é uma tendência que não pode ser deixada de lado. Faça uma análise me sua empresa e veja como ela pode otimizar os processos de gestão rapidamente!
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