Quando a sua empresa está passando por falhas sistêmicas nos processos, existem técnicas que permitem analisar e entender o que está causando esses problemas. Dentro das sete ferramentas da qualidade utilizadas em gerenciamento de projetos, existe uma técnica chamada diagrama de Ishikawa, que auxilia o gestor a entender o que está provocando os desvios.
Inconscientemente, o ser humano entende a identificação de problemas como algo negativo, porém, um bom gestor pode encará-la como uma oportunidade de encontrar falhas no processo de gestão da sua empresa, podendo, assim, corrigi-las o quanto antes, possibilitando o desenvolvimento e a melhoria dos resultados.
Se você quer entender melhor como utilizar a técnica no acompanhamento dos seus projetos, continue conosco! Boa leitura!
O que é o diagrama de Ishikawa?
O diagrama de Ishikawa tem a origem do nome baseada no sobrenome de quem criou a ferramenta — Kaoru Ishikawa. O objetivo do criador era fazer com que as pessoas pensassem sobre as causas e as razões da ocorrência dos problemas nos processos.
Existem outros nomes que também podem ser atribuídos a essa ferramenta, como espinha de peixe, diagrama de causa e efeito ou 6Ms. Entenda:
- espinha de peixe: como o próprio nome diz, o formato do diagrama faz lembrar o corpo de um peixe;
- diagrama causa e efeito: ganha esse nome em razão do objetivo de levantar as causas raízes que estão dando origem ao problema;
- 6Ms: porque as seis principais causas que afetam os processos iniciam com a letra M, deu-se o nome 6Ms — método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material.
Muitas vezes, os gestores utilizam a denominação 6Ms, pois é a categoria de classificação das causas mais utilizada nos diagramas. A seguir, descrevemos cada uma:
- mão de obra: falta de qualificação, indisponibilidade de recursos e imprudências;
- método: a metodologia utilizada para executar o trabalho ou um procedimento durante o andamento do projeto;
- matéria-prima: tudo aquilo é que utilizado para desenvolver o trabalho;
- máquinas ou equipamentos: ausência de manutenção regular, indisponibilidade ou mesmo operacionalização de forma inadequada;
- medida: impacto ocasionado por alguma decisão tomada ao longo do desenvolvimento do processo;
- meio ambiente: interferência do meio no qual o projeto é executado no seu andamento, como poluição, poeira, chuva, calor, espaço confinado etc.
Vale lembrar, no entanto, que não é obrigatório aplicar os 6Ms em todos os diagramas. Assim, utilize apenas aqueles que fazem sentindo no processo analisado.
Como montar o diagrama?
Montar o diagrama não é muito difícil, basta seguir alguns passos e reunir a equipe correta, que tenha relação com problema, para que sejam identificadas as causas raízes de forma precisa. O diagrama pode ser feito em planilhas ou manualmente. Entenda:
- identificação do problema: esse é o passo mais importante, pois, se não for identificado o problema corretamente, todo o trabalho a seguir pode ser em vão. O problema deve ser mensurável e definido de forma objetiva;
- desenho da espinha de peixe com o problema detectado: com um traço projetado na horizontal, no final da linha, do lado direito, coloque o problema identificado. Posicione os 6Ms em perpendicular a cada traço desenhado, formando, assim, a espinha de peixe;
- brainstorm: com a equipe reunida, faça um brainstorm, levantando as causas para cada M desenhado no diagrama;
- análise das causas e dos motivos levantados: cada causa identificada deve ser priorizada em ordem de importância, e as ações para resolver os problemas devem ser formuladas.
Posso combiná-lo com outras ferramentas?
O diagrama de Ishikawa pode ser combinado com outras técnicas para analisar todos os aspectos que envolvem o processo da organização, por exemplo, desenhando o fluxograma dos processos da companhia para a identificação das falhas.
Além disso, é possível ordenar as causas pela quantidade de ocorrência, das que mais acontecem para as que menos ocorrem e, assim, desenhar o gráfico de Pareto.
Após encontrar as causas principais que estão afetando o desenvolvimento do projeto, a equipe envolvida pode propor ações utilizando o 5W2H para encontrar problemas que possam ser identificados por meio das perguntas: “What?” (o que será feito?); “Why?” (por que será feito?); “Where?” (onde será feito?); “When?” (quando será feito?); “Who?” (por quem será feito?); “How?” (como será feito?); e “How much?” (quanto vai custar fazê-lo?).
Outra possibilidade de combinação — e também muito importante — é o método PDCA (Plan – Do – Control – Act), que permite o controle e a melhoria contínua de processos e produtos. Essa combinação garante que os processos sejam executados de forma natural dentro da companhia.
Como utilizá-lo na empresa?
A utilização do diagrama espinha de peixe permite uma visualização mais fácil de todo o cenário do problema detectado e das suas causas raízes. Assim, o gestor pode tomar decisões e aperfeiçoar o processo, além de envolver a equipe diretamente relacionada à falha.
Devido à participação do time na busca pelas soluções, a criação do diagrama ajuda no entendimento dos processos, faz a equipe se envolver e sentir-se “dentro do problema”.
Quais as vantagens para a organização?
Na rotina das empresas, é normal que entraves ocorram o tempo todo, mas também é comum querer resolvê-los de imediato, como se estivesse “apagando incêndios”. Essa atitude pode estar mascarando falhas mais severas no processo.
Ademais, devido à pressa em resolvê-los, as suas origens não são identificadas. Ao utilizar o diagrama de causa e efeito, o gestor está investigando a fundo e procurando saná-las ou eliminá-las completamente.
Além de identificar a origem dos desvios, a empresa pode fazer a melhoria do processo continuamente para atingir as estratégias definidas, ao questionar-se sobre a razão de ocorrência de cada falha e ao criar oportunidades de melhorar e envolver a equipe na correção.
Em suma, durante o andamento de um projeto, é normal que surjam problemas — nenhum processo está imune a isso. Porém, o gestor deve estar atento e buscar se antecipar aos desvios, pois, quando o problema, de fato, acontecer, pode ser tarde demais. Os efeitos podem ser devastadores, como a parada do projeto ou o desperdício de recursos.
Aplicar o diagrama de Ishikawa não é muito complexo, mas pode ser muito útil para manter, sob controle, o andamento do seu projeto. A aplicação dessa medida permite uma visão geral do que está causando os desvios e traz mais facilidade no momento de decidir qual ação tomar.
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